Annonce – sponsoreret indhold.
Overvejer I at flytte kontor selv, er svaret sjældent et klart ja eller nej. Det afhænger af, hvor meget der skal flyttes, hvor meget udstyr der er følsomt, og hvad en dag uden produktive medarbejdere koster. Typisk starter det med et forslag fra en kollega: “Vi er kun otte, vi lejer en varebil og tager fredag eftermiddag.” Det lyder billigt, men regnestykket er sjældent så enkelt. Her sammenligner vi de to løsninger på de kriterier, der betyder noget for driften: omkostninger, ansvar, IT, planlægning og dokumentation.
- Egen flytning er kun billig, hvis I ikke regner medarbejdernes tid, lejet transport og tabt produktivitet med.
- Ved skader og arbejdsulykker er det jeres virksomhed, der står med ansvaret, når I flytter selv.
- IT-udstyr, arkiver og persondata kræver en plan, uanset hvem der bærer kasserne.
- Få arbejdspladser, let inventar og fleksibel tid taler for egen flytning. Alt andet taler for professionel hjælp.
Når I vil flytte kontor selv: hvad opgaven faktisk indeholder
Den fysiske del er den mindste del af opgaven. En flytning af kontor handler sjældent kun om at få møbler fra A til B. Den omfatter også nedtagning og genopsætning af arbejdspladser, netværk og telefoni, adgang og elevator på begge adresser, parkering til flyttebilen, rækkefølgen for pakning og et fungerende kontor mandag morgen. Det er derfor, professionelle leverandører som flytning af kontor starter med en gennemgang af adgangsforhold, udstyr og de funktioner, der skal være i drift undervejs.
Når I selv står for opgaven, skal én person i praksis fungere som projektleder. Vedkommende skal:
- afklare adgang, elevator, læsseområde og parkeringstilladelse på begge adresser
- fordele pakning og bæring, så ingen skal løfte uden hjælpemidler
- skaffe kasser, rullevogne, beskyttelsesmateriale og transport
- koordinere med IT-leverandør, udlejer og eventuelle håndværkere
- sikre, at skrivebordsarbejdet kan fortsætte, mens nogen pakker
Den person er ofte kontorchefen eller en medarbejder, der i forvejen har fuld kalender. Det er en omkostning, selv om den ikke fremgår af en faktura.
De skjulte omkostninger ved egne medarbejdere
Den mest almindelige fejl er at sammenligne et flyttefirmas tilbud med prisen på en lejet varebil. Den rigtige sammenligning tager alle posterne med:
- Løn til tabt arbejdstid: Hver medarbejder, der pakker eller bærer, løser ikke sine normale opgaver. Det gælder også dagene før, hvor pakningen foregår, og dagen efter, hvor alt skal findes igen.
- Lejet transport: Varebil eller trailer, brændstof, selvrisiko og eventuelt flere ture, fordi bilen er for lille. Almindeligt B-kørekort dækker kun mindre køretøjer, så større biler kræver anden kørekortkategori.
- Materialer og hjælpemidler: Flyttekasser, tæpper, stropper, sækkevogne og værktøj til afmontering af reoler og borde.
- Manglende produktivitet: Kolleger, der ikke er med i flytningen, bliver forstyrret af larm, ryddede arbejdspladser og spørgsmål om, hvor tingene er.
- Risiko for forsinkelse: Hvis flytningen trækker ud, skal I måske betale dobbelt husleje eller have lukket kontoret en dag mere end planlagt.
Professionelle flyttefolk løfter og pakker hver dag. De ved, hvordan en reol skilles ad, og hvordan et tungt arkivskab kommer ned ad en trappe. Derfor tager opgaven ofte færre timer, end en gruppe kontoransatte kan klare den på. Lægger I lønnen for en hel dag til flere medarbejdere oven i lejet transport, er forskellen til en professionel løsning ofte mindre, end man regner med. Det kan I vurdere, når I har indhentet et tilbud.
Ansvar, forsikring og arbejdsulykker
Ved egen flytning er det virksomheden, der har ansvaret for sikkerheden. Som arbejdsgiver har I pligt til at sikre et forsvarligt arbejdsmiljø, også når arbejdet er usædvanligt for medarbejderne. Arbejdstilsynet har regler og vejledninger om manuelle løft og tunge byrder, og en kontormedarbejder uden erfaring med tunge løft er netop den, der kommer til skade ved at bære en kopimaskine ned ad en trappe. Arbejdsskader skal desuden dækkes af virksomhedens lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Det er en god idé at spørge forsikringsselskabet, hvordan det forholder sig, når skaden sker under noget, der ikke er den daglige opgave.
Også skader på ting er værd at afklare:
- Dækker virksomhedens erhvervsforsikring skader på inventar under transport, eller kun i bygningen?
- Hvad dækker den lejede bils forsikring, og hvad er selvrisikoen?
- Hvem hæfter, hvis en medarbejder beskadiger udlejers lokaler, elevator eller trapperum?
Hos et professionelt flyttefirma kan forsikringen indgå i opgaven. Det gælder fx hos CPHFLYT, hvor forsikring er inkluderet. Spørg alligevel altid, hvad forsikringen konkret dækker, og få det på skrift. Ved tvivl om jeres egen dækning bør I tale med forsikringsselskabet eller en uafhængig rådgiver.
IT-udstyr og følsomt materiale
Computere, servere, skærme, printere og netværksudstyr er følsomme over for slag, kulde, varme og fugt. En pakket skærm i en kasse uden polstring kan være ødelagt, før den når frem. Og et tabt eller forkert mærket udstyr kan betyde, at hele afdelingen står uden arbejdsplads mandag morgen.
Dertil kommer dokumenter. Kontrakter, personalemapper, kundekartoteker og regnskabsmateriale indeholder ofte persondata. Datatilsynet forklarer på sin hjemmeside, at virksomheder skal have passende sikkerhed om personoplysninger. Det gælder også under en flytning, hvor kasser kan stå ulåst i en gang eller i en bil. Overvej derfor:
- at mærke kasser med afdeling og placering, men ikke med følsomt indhold
- at lade fortrolige arkiver blive hos jer og flytte dem i låste enheder eller under opsyn
- at tage backup af alle systemer, før noget kobles fra
- at have en IT-ansvarlig, der kobler fra og til i en aftalt rækkefølge
Professionelle flyttefolk vurderer udstyret før flytningen og planlægger beskyttelse og håndtering efter, hvad der skal flyttes. Det ændrer ikke på, at jeres IT-leverandør stadig skal stå for selve nedtagning og opsætning af systemer og netværk.
Tid, planlægning i etaper og dokumentation
Planlægning i etaper
En flytning, der foregår på én eftermiddag, kræver, at alt går op. De fleste virksomheder får mere ud af en etapeopdelt flytning: først arkiver og sjældent brugt materiale, derefter møbler, til sidst de arbejdspladser, der skal bruges til sidste øjeblik. En professionel leverandør tilrettelægger rækkefølgen for pakning, flytning og udpakning, så den passer til driften. Ved egen flytning er det jer selv, der skal skabe overblikket og holde fast i det, når en kunde ringer midt i det hele.
Professionel erhvervsflytning bookes typisk med et minimum af timer og kort varsel. Hos CPHFLYT er minimum 3 timer, og bookingen skal ske senest 48 timer før. Det giver fleksibilitet, men afløser ikke planlægning. Jo bedre I kan beskrive adresser, inventar og ønsket dato, jo mere præcist kan bemanding og tidsplan vurderes.
Dokumentation før og efter
Mange glemmer dokumentation, indtil der opstår en skade. Tag billeder af møbler, udstyr og lokaler, før noget flyttes, og gennemgå dem på den nye adresse. Det har betydning for forsikringsopgørelse, for aflevering af de gamle lokaler og for en uenighed om, hvorvidt skaden skete under flytningen eller før. Ved egen flytning skal I selv sørge for det. Professionelle leverandører dokumenterer ofte relevante genstande før pakning og gennemgår resultatet efter udpakning. Det er også noget, I kan spørge om, når I indhenter tilbud.
Direkte sammenligning: egen flytning eller flyttefirma
| Kriterium | Egne medarbejdere | Professionelt flyttefirma |
|---|---|---|
| Omkostninger | Løn, lejet transport, materialer og tabt produktivitet. Kan virke billigt, men er svært at opgøre. | Tydeligt tilbud efter opgave og tid. Medarbejderne kan passe deres arbejde. |
| Ansvar og forsikring | Virksomheden har arbejdsmiljøansvaret. Dækning af skader skal afklares på forhånd. | Forsikring kan indgå i opgaven. Dækningen bør bekræftes skriftligt. |
| IT og følsomt materiale | Risiko for skader og rod. Kræver egen plan for backup og mærkning. | Udstyr vurderes og beskyttes efter opgaven. IT-opsætning klares stadig af jeres leverandør. |
| Tid og planlægning | Fleksibelt, men afhænger af en intern projektleder og kollegernes tid. | Planlægning i etaper. Typisk minimum af timer og kort varsel. |
| Dokumentation | Skal laves af jer selv, og glemmes ofte. | Kan indgå før og efter flytningen. |
| Driftsforstyrrelse | Størst, fordi hele teamet er optaget. | Mindre, fordi flyttefolk tager det fysiske arbejde. |
Beslutningsmodel: hvornår betaler hvad sig?
Egen flytning kan give mening, når
- der er få arbejdspladser, og de fleste kan flyttes på én eller to ture
- inventaret er let: lette borde, stole, få skabe og ingen maskiner eller tunge arkivskabe
- I har fleksibel tid, fx en weekend eller en rolig periode uden kundekrav
- adgangen er nem, med elevator og parkering tæt på døren
- der er ingen større mængde følsomme data eller dyrt IT-udstyr, der kræver særlig håndtering
Professionel hjælp betaler sig typisk, når
- kontoret skal være i drift hurtigt, og en lukket arbejdsdag koster mere end flytningen
- der er tungt eller voluminøst inventar, trapper uden elevator eller svære adgangsforhold
- I har servere, arkiver, persondata eller andet, hvor en fejl er dyr
- flytningen skal ske i etaper, uden at kunderne mærker det
- I ønsker dokumentation og forsikring på plads, uden at det hviler på jeres egne forsikringer
Mange virksomheder vælger en blanding: medarbejderne pakker deres egne skriveborde og personlige ting, mens flyttefolk tager møbler, tunge ting og IT-udstyr.
Tjekliste: kan I svare på disse spørgsmål?
- Hvor mange arbejdstimer bruger vi samlet, når alle medarbejdere, forberedelse og oprydning er talt med?
- Hvem er projektleder, og hvad dropper vedkommende i flytteperioden?
- Hvad dækker vores arbejdsskade- og erhvervsforsikring, hvis noget går galt?
- Hvem har ansvaret, hvis udlejers lokaler eller elevator tager skade?
- Er der taget backup, og hvem kobler IT-udstyret fra og til?
- Hvordan sikrer vi dokumenter med persondata under transporten?
- Kan flytningen deles op i etaper, så driften ikke stopper?
- Har vi billeder af inventar og lokaler før flytningen?
- Hvad sker der, hvis flytningen tager længere tid end planlagt?
Kan I ikke svare på flere af spørgsmålene, er det et signal om at få et tilbud, så I kan sammenligne med åbne øjne.
Ofte stillede spørgsmål
Er det billigere at flytte kontor selv?
Det kan være det, hvis flytningen er lille, inventaret let, og tiden fleksibel. Men regnestykket skal indeholde medarbejdernes løn, lejet transport, materialer, tabt produktivitet og risikoen for skader. Når alt er talt med, er forskellen til en professionel løsning ofte mindre end forventet.
Hvor hurtigt kan man booke en professionel erhvervsflytning?
Det varierer fra leverandør til leverandør. Typisk bookes erhvervsflytning med et minimum af timer og relativt kort varsel. Hos CPHFLYT er minimum 3 timer, og booking skal ske senest 48 timer før flytningen. Jo mere I kan fortælle om adresser, inventar og dato, jo bedre kan opgaven vurderes.
Hvem hæfter, hvis noget går i stykker under en flytning?
Flytter I selv, hæfter virksomheden som udgangspunkt for skader på eget inventar, lejede biler og udlejers lokaler, medmindre jeres forsikringer dækker det. Brug et professionelt firma, bør I få bekræftet skriftligt, hvad forsikringen dækker. Kontakt jeres forsikringsselskab eller en uafhængig rådgiver, hvis I er i tvivl om dækningen.
