Intern eller ekstern projektleder – sådan vælger du rigtigt

Annonce – sponsoreret indhold.

Valget mellem intern eller ekstern projektleder afhænger af tre ting: hvor meget kapacitet I har, om I har den nødvendige specialviden, og hvor hurtigt projektet skal i gang. Har I tid, en ledig medarbejder med de rette kompetencer og et projekt tæt på den daglige drift, er en intern projektleder ofte det naturlige valg. Mangler I tid, erfaring eller et frisk blik udefra, er ekstern hjælp som regel den mest robuste løsning. Her får du en ærlig sammenligning af begge veje og en tjekliste til beslutningen.

Når valget om intern eller ekstern projektleder opstår i praksis

Spørgsmålet kommer sjældent i en rolig periode. Typisk lander det på ledelsens bord, fordi en af tre situationer er opstået: Organisationen er presset, og de dygtige folk er allerede booket til drift og andre initiativer. Eller projektet kræver viden, som ikke findes internt, for eksempel ved en ERP-implementering, en cloud-migration eller en AI-implementering. Eller en nøgleperson forlader virksomheden midt i en kritisk fase, og der er ikke tid til en lang rekrutteringsproces.

I de situationer er det fristende at give opgaven til den, der “alligevel har lidt luft”. Det er ofte her, projekter begynder at skride. Nye projekter får sjældent plads i en kalender, der allerede er fuld, og projektledelse er en funktion, der kræver fokus og mandat. Hvis du har brug for at finde en ekstern projektleder hurtigt, kan en matchingmodel med et netværk af erfarne konsulenter forkorte vejen markant sammenlignet med at slå en fast stilling op. Men det er ikke altid den rigtige løsning, og derfor er det værd at se nøgternt på begge muligheder.

Intern projektleder: fordele og ulemper

En intern projektleder er en medarbejder, som allerede kender virksomheden, eller som ansættes fast til at lede projekter. Løsningen har klare styrker, men også begrænsninger, som man let overser.

Fordele ved en intern projektleder

• Kendskab til organisationen: Vedkommende kender kulturen, beslutningsvejene og de uskrevne regler. Det sparer tid i interessenthåndteringen.
• Netværk og tillid: Kolleger og afdelingsledere kender personen og behøver ikke først vurdere, om de kan stole på vedkommende.
• Videnopbygning: Erfaringerne bliver i huset og kan bruges i næste projekt.
• Kontinuitet: Projektlederen er der også, når projektet er afsluttet, og driften skal overtage resultatet.
• Ingen opstartstid på forretningen: Du skal ikke forklare, hvordan virksomheden tjener penge eller hvad de interne systemer hedder.

Ulemper ved en intern projektleder

• Begrænset kapacitet: Hvis personen også har driftsopgaver, bliver projektet nemt nedprioriteret, når hverdagen trykker.
• Manglende specialviden: En dygtig intern leder har ikke nødvendigvis erfaring med netop den type projekt, der nu skal løftes.
• Nærhed til dynamikkerne: Den, der er tæt på organisationens hierarkier, kan have svært ved at stille ubekvemme spørgsmål eller sige nej til en leder.
• Lang rekrutteringstid: Skal der ansættes, tager det ofte flere måneder, før en ny projektleder er på plads og oplært.
• Fast omkostning: En ansættelse binder lønudgifter, også når projektporteføljen skrumper.

Ekstern projektleder: fordele og ulemper

En ekstern projektleder er en erfaren konsulent, der trækkes ind til en afgrænset opgave og periode. Det er en målrettet løsning, men den kræver, at man forstår, hvad man køber.

Fordele ved en ekstern projektleder

• Hurtig opstart: Hos formidlere som We Lead Projects kan en kvalificeret konsulent typisk være klar inden for få dage, hvor en fast rekruttering ofte tager flere måneder.
• Specialviden og bred erfaring: Konsulenter har prøvet lignende projekter i flere organisationer. Hos We Lead Projects er gennemsnitserfaringen over 15 år, og flere er certificerede efter internationale standarder som PMI.
• Objektivt blik: En udefrakommende stiller de spørgsmål, som interne ofte undlader at stille, fordi de er for tæt på hierarkier og vaner.
• Fleksibilitet: Du betaler for den periode og det behov, der er. Når projektet slutter, slutter forpligtelsen også.
• Metodefrihed: En metodeneutral konsulent vælger Waterfall, Agile eller en hybrid model efter projektet, ikke efter vane.

Ulemper ved en ekstern projektleder

• Dagspris: Prisen aftales ud fra opgavens kompleksitet, varighed og krævede kompetencer. Dagsprisen kan virke høj sammenlignet med en løn, selvom den samlede regning ofte skal vurderes mod rekrutteringstid og forsinkelsesomkostninger.
• Opstart på kultur og relationer: Selv en erfaren konsulent skal bruge tid på at lære organisationens mennesker og beslutningsveje at kende.
• Videnstab ved afslutning: Hvis dokumentation og overdragelse ikke planlægges, rejser erfaringerne med konsulenten.
• Risiko for dårligt match: Et godt CV er ikke nok. Hvis kemien eller kulturen ikke passer, mister projektet fart.
• Intern modstand: Nogle medarbejdere oplever en udefrakommende som en kritik af dem selv, hvis rollen ikke forklares ordentligt.

Direkte sammenligning: intern versus ekstern

Situationer, der typisk peger mod den ene eller den anden løsning

Her er intern projektleder ofte det rigtige valg

• Projektet er tæt knyttet til den daglige drift, for eksempel en procesforbedring i en afdeling, hvor lokalkendskab er afgørende.
• Du har en medarbejder med de rette kompetencer, som kan frigøres fra andre opgaver.
• Virksomheden har en løbende strøm af projekter, som retfærdiggør en fast stilling.
• Tidsrammen er lang, og der er plads til at rekruttere og oplære uden at tabe momentum.

Her peger det mod en ekstern projektleder

• Projektet kræver specialviden, som organisationen ikke har, for eksempel IT-transformation, cloud-migration, Enterprise Architecture, AI- eller ERP-implementering.
• Projektet er tidskritisk, og en rekrutteringsproces vil æde en stor del af tidsplanen.
• En nøgleperson er stoppet midt i en kritisk fase, og der skal skabes ro og fremdrift hurtigt.
• Der er modstridende interessenter eller interne spændinger, hvor en neutral part kan lette beslutningerne.
• Projektet er en engangsopgave, der ikke retfærdiggør en ny fast stilling.

Der findes også en mellemvej. Mange organisationer bruger en ekstern projektleder til at drive projektet og lader en intern medarbejder følge med som sparringspartner eller som den, der overtager driften bagefter. Det kombinerer ekstern erfaring med intern forankring.

Det skal du overveje, før du beslutter dig

Brug de fire spørgsmål herunder som et praktisk beslutningsgrundlag. Svar ærligt, også hvis svaret er ubekvemt.

1. Tidsramme: Hvornår skal projektet reelt starte, og hvad koster en måneds forsinkelse? Hvis rekruttering eller omprioritering tager længere tid end din tidsplan tillader, taler det for en ekstern løsning.
2. Kompleksitet: Har I prøvet noget lignende før? Er der mange interessenter, afhængigheder eller regulatoriske krav? Jo mere uprøvet og komplekst, desto større værdi har en konsulent med erfaring fra tilsvarende forløb.
3. Intern kapacitet: Kan den interne kandidat reelt droppe andre opgaver? Er svaret “de tager det ved siden af”, er det et advarselssignal. Projektledelse ved siden af fuld drift ender ofte med, at begge dele lider.
4. Budget: Sammenlign ikke bare dagspris med løn. Medregn rekrutteringstid, oplæring, forsinkelsesrisiko og hvad der sker med stillingen, når projektet er færdigt.

Et femte spørgsmål bliver ofte glemt: Hvem skal eje resultatet bagefter? Selv ved en ekstern løsning skal en intern ansvarlig være udpeget, så der er en modtager af projektets leverancer og viden.

Sådan kommer du i gang, hvis du vælger den eksterne løsning

Erfaringen fra projektledelsesforløb er, at projekter sjældent løber af sporet på grund af teknologien. De løber af sporet, fordi styring og kommunikation bryder sammen. Derfor giver det bedst resultat at hente den eksterne projektleder ind tidligt, helst allerede i planlægningsfasen, frem for som redning midt i et projekt, der allerede er presset.

1. Beskriv projektet kort og ærligt. Mål, forventet start, kendte udfordringer og hvem der er involveret. Du behøver ikke have en færdig kravspecifikation for at komme i gang.
2. Afklar mandat og beslutningsveje. Hvem godkender hvad? En projektleder uden mandat er ikke meget værd, uanset erfaring.
3. Vurder match på mere end CV. Spørg til erfaring med lignende projekter og branchen, og tal med kandidaten om kulturen. Et godt match handler også om, hvordan personen arbejder med jeres folk.
4. Aftal metode efter behov. Lad projektlederen anbefale Waterfall, Agile eller en hybrid model ud fra projektets karakter.
5. Planlæg overdragelsen fra dag ét. Aftal dokumentation, statusrapportering og hvem der overtager. Så mister I ikke viden, når samarbejdet slutter.
6. Forklar rollen internt. Fortæl teamet, hvorfor en ekstern kommer ind, og hvad vedkommende skal bidrage med, så den eksterne ikke opfattes som en kritik.

Hos We Lead Projects starter det med et uforpligtende intromøde på 15-20 minutter eller en kort forespørgsel, hvorefter de vender tilbage inden for én hverdag. Det er en lav tærskel til at få en vurdering, uanset om svaret ender med at blive intern eller ekstern.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er den største forskel på intern og ekstern projektleder?

Den interne kender organisationen og bliver i huset, men har ofte begrænset tid og erfaring med netop den type projekt. Den eksterne bringer specialviden, hurtig opstart og et objektivt blik, men skal bruge tid på at lære organisationen at kende og kræver en bevidst overdragelse.

Hvornår er det for sent at hente en ekstern projektleder ind?

Det er sjældent for sent, men effekten er størst, når projektlederen kommer med i planlægningsfasen. Bliver vedkommende først hentet ind midt i et presset projekt, bruges de første uger ofte på at rydde op og skabe overblik i stedet for at skabe fremdrift. Er et projekt allerede skredet, kan ekstern hjælp dog stadig være det hurtigste skridt til at få kontrol igen.

Hvad koster en ekstern projektleder?

Prisen afhænger af projektets kompleksitet, varighed og de kompetencer, der kræves. Der arbejdes typisk med en dagspris, som aftales ud fra den konkrete opgave. Den bedste måde at få et realistisk billede på er at beskrive projektet og få et konkret oplæg, så du kan sammenligne med de samlede omkostninger ved en intern løsning.