Sådan får du kollegerne til at mingle på firmafesten

Annonce – sponsoreret indhold.

Hvis du vil få kolleger til at mingle på firmafesten, nytter det ikke at håbe på, at stemningen nok skal løsne sig af sig selv. Folk søger det trygge, og det trygge er de kolleger, de allerede kender. Det løser du ved at designe aftenen, så de har en naturlig grund til at stå sammen med nogen nye. Det kræver en bordplan med omtanke, en blød velkomst og aktiviteter, hvor man kan være med uden at skulle præstere. Det kræver også et fælles mål, som får folk på tværs af afdelinger til at snakke sammen, uden at nogen presses. Her får du en konkret plan til hele aftenen.

Hvorfor firmafester ender i klikedannelse, og hvordan du får kolleger til at mingle

Før du kan ændre mønsteret, skal du forstå, hvorfor det opstår. Det handler sjældent om, at kollegerne ikke kan lide hinanden. Det handler om bekvemmelighed og tryghed, og de samme mekanismer går igen fra fest til fest.

Afdelingsborde og faste sædvaner

Når gæsterne ankommer til en middag med frit valg af plads, sætter de sig sammen med dem, de sidder ved siden af hver dag. Marketing sidder med marketing, lageret med lageret, og økonomi har sit eget hjørne. Det er ikke ondskab, men den letteste vej. Samtalen kører også let, fordi man har fælles emner: kunder, projekter, interne anekdoter og den irriterende kollega i en tredje afdeling. Når først borde og grupper er dannet, er de svære at bryde op senere på aftenen.

Generte kolleger

For nogle er en fest med mange mennesker og få rammer ren sociale kræfter. De venter på, at nogen tager initiativ, og bliver stående med et glas ved kanten af lokalet. Det er ikke ligegyldighed. De mangler en indgang til samtalen, og den kan hverken en højttaler eller en opfordring til at “gå rundt og snakke” give dem.

Nye medarbejdere

Den nyansatte kender måske kun sin nærmeste kollega og sin leder. På en fest er hun afhængig af, at nogen inviterer hende ind. Hvis ingen gør det, ender hun enten ved sin egen afdeling eller går tidligt hjem. Det er et dårligt udgangspunkt for at føle sig som en del af virksomheden.

Mangel på fælles tredje ting

Her ligger den vigtigste forklaring. Mennesker taler lettest sammen, når de gør noget sammen. At stå med et glas og skulle finde på noget at sige til en, man knap kender, er svært. At stå ved samme bord og heppe på den samme kugle er nemt, for samtalen opstår om noget, der sker lige foran jer. Det er derfor, struktureret underholdning til firmafest, hvor alle har en rolle og et fælles mål, ofte virker bedre end gode intentioner og en lang tale om vigtigheden af at blande sig. Underholdningen giver folk noget at tale om, og man kan snakke med nogen uden at starte fra nul.

Resten af artiklen følger festens forløb: først rammerne med bordplan og velkomst, så aktiviteterne, og til sidst de menneskelige detaljer, der ofte glemmes.

Bordplacering og velkomst: Sæt rammen, før festen går i gang

De fleste mingle-problemer afgøres allerede i de første femten minutter. Når gæsterne har sat sig i deres vante grupper, er det svært at få dem op igen. Derfor skal du planlægge ankomsten og den første time omhyggeligt.

Planlæg bordene, men gør det uden at lyde som en skoleplan

Der er to ekstremer, du bør undgå: fuldstændig fri plads og en detaljeret bordplan, hvor alle ved, at de er blevet “blandet med vilje”. Fri plads giver afdelingsborde. En stram plan kan føles som tvang, især hvis den er hængt op som en liste ved indgangen.

Et godt kompromis er:

• Bordkort med blandede navne. Placér mindst to-tre afdelinger ved hvert bord, og lad ingen sidde alene med et helt fremmed bord. Den nye medarbejder skal sidde ved siden af en venlig og snaksalig kollega, som du har bedt om at tage sig lidt af hende.
• Farvede eller nummererede billetter ved indgangen. Gæsterne trækker en billet og finder deres bord, så det virker mere som en leg end en omrokering.
• Delt par-placering. Sæt hver gæst ved siden af en person fra en anden afdeling, men lad dem selv vælge, hvor de sidder ved bordet.

Hvis I holder en stående reception eller et arrangement uden faste pladser, kan du i stedet placere stationer i lokalet: en drikkebar, et lille bord med snacks og et spillebord. Så bliver gæsterne ledt rundt i rummet, og samtalerne blandes af sig selv.

En velkomst, der sætter tonen

Velkomsten bør være kort og praktisk. Lad direktøren eller festudvalget byde velkommen, sige tak for indsatsen og forklare aftenens program i få sætninger. Tilføj gerne en enkelt sætning, der gør det legitimt at bevæge sig rundt: “Der er spil og aktiviteter i hele lokalet, så sæt jer gerne forskellige steder i løbet af aftenen.”

Undgå at fortælle folk, at de skal mingle. Det virker næsten altid mod sin hensigt og gør de generte endnu mere anspændte. Giv dem i stedet noget at gøre, og lad samtalerne opstå som en bivirkning.

Ankomstdrinken som isbryder

Selve ankomsten er et oplagt sted for en lille opgave. Giv hver gæst et lille kort med en let opgave, fx “find en, der har været ansat i mindst et år længere end dig” eller “find en, du ikke har talt med denne måned”. Det er ikke en konkurrence, men et skub til at tage den første samtale. Hold det frivilligt og humoristisk, så ingen føler sig udstillet.

Aktiviteter med lav tærskel: Aktiv eller blot kigge med

Den vigtigste designregel for en mingle-venlig fest er, at aktiviteterne skal have lav tærskel. Det betyder, at man kan være med uden forberedelse, uden særlige færdigheder og uden at stå frem foran hele selskabet. Det skal også være helt i orden bare at kigge med.

Hvad kendetegner en god mingle-aktivitet?

• Den kan startes og forlades løbende. Folk kommer og går, uden at det forstyrrer andre.
• Den giver et fælles fokus. Noget sker, som alle kan kommentere, fx en kugle der triller, et kort der vendes, eller en vinder der jubler.
• Den kræver ikke forkundskaber. Alle starter på samme niveau, og ingen bliver afsløret som dårlig.
• Den mikser grupperne naturligt. Der er plads til fem-seks personer ved et bord eller en station, og de fleste kommer fra forskellige afdelinger.
• Den har tilskuerroller. Man kan stå bag en kollega og heppe, og det tæller også som at være med.

Typiske fejl, når aktiviteter vælges

Mange festudvalg vælger aktiviteter, der virker sjove i planlægningen, men som i praksis bremser samtalen:

• Quizzer ved faste borde. De styrker samhørigheden i den gruppe, der sidder sammen, men bevarer afdelingsborde, medmindre holdene er sammensat på forhånd.
• Karaoke som hovedprogram. Det er skønt for de udadvendte, men for de generte er det det værste, der kan ske. Hvis I vil have det med, så gør det til et tilbud sent på aftenen og ikke til centrum.
• Konkurrencer med offentlig bedømmelse. Alt, hvor folk risikerer at blive gjort til grin, øger angsten for at blamere sig.
• For få aktivitetspladser. Hvis der kun er én aktivitet med plads til ti personer, ender de fleste som tilskuere ved siden af deres vante gruppe.

Kombinér rolig og livlig aktivitet

Lav gerne to zoner: en livlig med spil, musik og bevægelse, og en rolig, hvor man kan sidde og tale uden at råbe. Det gør det lettere for de stille at finde et sted, hvor de kan være med på deres egne præmisser. Den ene zone behøver ikke være det andet sted at “fiaskoer”, for begge er en del af festen.

Casinobordene som mingle-motor: Nybegyndere kan være med fra første hånd

Casino-underholdning med dealere passer særligt godt ind i en fest, hvor målet er at blande folk. Spillebordene opfylder alle kriterierne fra forrige afsnit: de har et fælles fokus, de kan forlades og tilgås løbende, og de giver både aktive roller og tilskuerroller.

Hvorfor det virker, når ingen kender spillet

Den største fordel er, at dealeren styrer spillet. Gæsterne behøver ikke at kende reglerne, for dealeren forklarer, hvad der sker, og hvad man skal gøre. Det fjerner frygten for at stå forkert og blive afsløret som nybegynder, og det gør, at den nyansatte og den erfarne leder står på samme niveau. De lærer spillet sammen, og det er en glimrende anledning til at spørge hinanden: “Hvad gør vi nu?”

Hvert spil bidrager på sin måde:

• Roulette er det letteste at gå til. Man placerer sine jetoner på et felt og venter på, at kuglen lander. Man kan holde sig til en enkelt farve eller til tal, der betyder noget for én, og man kan sætte uden at forstå alle indsatsmulighederne. Mange står rundt om bordet og følger med.
• Blackjack er nemt at lære og giver små tvekampe med dealeren. Bordet består af en gruppe, der spiller mod samme modstander, og det skaber en naturlig stemning af “os mod dealeren” på tværs af afdelinger.
• Craps har et højt tempo og meget jubel omkring bordet. Det er det spil, hvor folk spontant begynder at heppe på hinanden, og hvor kollegerne, der ellers ikke taler sammen, pludselig råber til samme terning.
• Poker appellerer til de konkurrencemindede. Det kan trække en anden gruppe til end roulette, og dealerne sørger for, at nybegyndere også kan være med.

Spil om jetoner, ikke om penge

Til en firmafest er det almindeligt, at der spilles med jetoner uden reel pengeværdi, så ingen risikerer noget. Det gør stemningen afslappet og tager presset af. Hvis I vil udlodde præmier til dem med flest jetoner til sidst, så tjek reglerne hos Spillemyndigheden, og spørg udbyderen, hvordan I tilrettelægger det ordentligt. Hold præmierne symbolske, så konkurrencen ikke bliver den primære motivation.

Praktiske greb til at få spillebordene til at blande grupperne

• Placér bordene, hvor folk naturligt passerer, fx ved baren eller på vejen til toiletterne, så det er let at stoppe op og kigge med.
• Brug flere borde frem for ét stort. Små borde med plads til få personer giver flere samtaler og mindre ventetid.
• Lad gæsterne trække en jeton-farve eller et sæde ved ankomsten, så grupperne bliver blandet fra start.
• Rådgiv dealerne om målet. Fortæl dem, at I gerne vil have folk til at spille på tværs af afdelinger. Gode dealere trækker naturligt nyankomne ind og præsenterer spillerne for hinanden med humor.
• Tillad at stå bag og heppe. Tilskuere er en del af stemningen, og den generte kollega kan være med, uden at skulle sætte en eneste jeton.

Hvis I vælger at hyre en udbyder, så tjek, hvad der er inkluderet. Hos fx CasinoNight dækker tilbuddet både opsætning, afvikling og nedtagning, så festudvalget kan fokusere på gæsterne frem for logistikken.

Timing: En plan for aftenen, der holder gæsterne i bevægelse

Selv de bedste aktiviteter virker dårligt, hvis de ligger på det forkerte tidspunkt. En fest har en naturlig dramaturgi, og mingle-arbejdet skal følge den. Her er en struktur, du kan tilpasse efter jeres program. Tidspunkterne er vejledende og afhænger af, hvornår I starter.

1. Ankomst og velkomst (første halve times tid). Gæsterne modtages med en drink, bordkort eller billet og eventuelt en lille isbryder-opgave. Spillebordene er åbne, men der er ikke noget krav om at deltage endnu. Det handler om at få folk ind i rummet og i gang med at snakke.
2. Middagen. Her sidder gæsterne fast, så det er her bordplanen gør sit arbejde. Hold taler korte og undgå lange pauser, hvor folk kun kan tale med sidemanden. Hvis maden serveres som buffet, så åbn den bord for bord, så grupperne blandes i køen i stedet for at gå samlet.
3. Efter middagen. Dette er det kritiske tidspunkt. Hvis ingenting sker, rejser folk sig og vender tilbage til deres vante grupper. Åbn derfor spillebordene i selve overgangen, mens folk stadig er friske og nysgerrige. En kort introduktion fra dealerne, hvor alle ser, hvordan spillene fungerer, kan være en elegant åbning.
4. Hovedaktiviteten. Lad spillene køre i flere timer med fri tilgang. Folk går til og fra, og samtalerne skifter. Hvis I laver en afsluttende turnering eller en kåring af aftenens bedste spiller, så placér den mod slutningen, når stemningen er høj.
5. Afslutning og efterfest. Når spillene lukker, tager musik og bar over. Her er de fleste varmet op og mere villige til at tale på tværs, og det er ofte her, de bedste samtaler opstår. Giv gerne en afslutning med en kort tak, så aftenen ender samlet.

Tre timingfejl, der koster mingle

• At vente for længe med aktiviteterne. Jo længere gæsterne sidder i faste grupper, jo sværere er det at bryde mønsteret.
• At fylde programmet for meget. Hvis hver halve time er planlagt, er der ingen plads til de spontane samtaler, som er hele pointen.
• At glemme hjemturen. Når festen er god, vil nogle gerne blive længe, og andre vil gerne hjem tidligt. Gør transporten let, så ingen forlader festen af praktiske grunde. Du kan læse mere i Sådan løser du transporten til den næste firmafest.

Inkludér dem, der ikke drikker alkohol

Mange firmafester bygger stiltiende på, at alkohol er den sociale smørelse. Det efterlader dem, der ikke drikker, uden en naturlig plads. Det kan være gravide, folk der kører bil, nogle der ikke drikker af helbredsmæssige, religiøse eller personlige grunde, og nogle der blot ikke har lyst. Hvis du vil have alle med, må ikke-drikkerne ikke føle sig som tilskuere.

Gør alkoholfrit til et fuldgyldigt tilbud

• Lav rigtige alkoholfrie drinks. En ordentlig mocktail eller en velsmagende alkoholfri øl er langt bedre end vand og sodavand. Den skal ligge på samme menukort og til samme standard som resten.
• Servér dem samme sted. Hvis den alkoholfri mulighed står på et sidebord, bliver den et signal. Lad baren servere begge dele uden at spørge, hvorfor man vælger det ene eller andet.
• Undgå at kommentere valget. Spørgsmål som “Hvorfor drikker du ikke noget?” er ubehagelige. Gør det til en selvfølge.

Vælg aktiviteter, der virker uden alkohol

Aktiviteter, der kræver en vis promille for at være sjove, ekskluderer dem, der ikke drikker. Spil med dealere, hvor fokus er på spændingen og samværet, virker lige godt for alle. En terning eller en kugle er spændende, uanset hvad man har i glasset. Det er et argument for at lægge hovedaktiviteten i noget, der ikke afhænger af stemningen fra baren.

Sørg også for, at spil og aktiviteter ikke bliver en indirekte måde at drikke på, fx “drik, hvis du taber”. Det kan lyde uskyldigt, men det lægger et pres på dem, der ikke vil, og det fjerner en del af aftenens inkluderende ramme. Har du spørgsmål om alkohol og sundhed, kan du finde generelle anbefalinger hos Sundhedsstyrelsen.

Lad ledelsen mingle uden at dominere

Ledelsen har en vigtig rolle. Hvis direktøren og afdelingslederne taler med folk fra hele huset, sender det et signal om, at det er rart og naturligt at blande sig. Men hvis ledelsen samles ved et bord for sig selv, eller tager hele rummet med lange historier, får festen en forkert dynamik.

Giv ledelsen en konkret rolle

• Bed lederne om at sidde forskellige steder. Direktøren sidder ikke ved ledelsesbordet, men blandt de andre. Lederne fordeles, så hvert bord har en person med overblik.
• Aftal, at lederne skal tale med nogen, de ikke kender godt. En enkel opfordring som “brug aftenen på at høre, hvad der fylder hos nogen fra en anden afdeling” fungerer bedre end en generel opfordring til at være social.
• Lad lederne spille med. Når en chef står ved roulettebordet og taber sine jetoner med et grin, skaber det en tæt og ligeværdig stemning. Det viser, at festen er for alle.

Undgå de klassiske ledelsesfælder

• Den lange tale. Hold den kort. Lange taler flytter fokus væk fra samværet og lader folk falde tilbage i deres grupper.
• Arbejdssnak. Lederen, der bruger festen til at tale om projekter, trækker stemningen tilbage til hverdagen. Hold samtalerne personlige.
• Cirkulation med dagsorden. Hvis medarbejderne fornemmer, at lederen går rundt for at tjekke dem af, virker det kunstigt. Vær nysgerrig, ikke kontrollerende.
• At forlade festen for tidligt eller for sent. Hvis ledelsen går tidligt, kan det virke, som om festen ikke er vigtig. Hvis de bliver til sidste mand og bliver meget løsslupne, kan det skabe ubehag. En passende balance er at blive til festen er nået sit højdepunkt, og så sige pænt farvel.

Samlet plan: En tjekliste til festudvalget

Her er en kort oversigt, du kan bruge som arbejdsark, når du planlægger. Gå den igennem et par uger før festen.

1. Kortlæg grupperne. Hvilke afdelinger er der, og hvem kender hinanden dårligst? Hvem er nye?
2. Lav bordplan eller stationer. Bland afdelinger, og placér nye ved siden af venlige og udadvendte kolleger.
3. Planlæg velkomsten. Kort, praktisk og uden pres. Overvej en let isbryder-opgave.
4. Vælg aktiviteter med lav tærskel. Der skal være noget at gøre, noget at kigge på og et roligt sted at tale.
5. Beslut, hvornår spillene åbner. Gerne i overgangen mellem middag og fest, så folk ikke falder tilbage i grupper.
6. Sørg for alkoholfri alternativer på samme niveau. Og vælg aktiviteter, der virker uden alkohol.
7. Brief ledelsen. Spred dem rundt, hold taler korte, og bed dem om at tale med nogen, de normalt ikke ser.
8. Tænk på hjemturen. Så ingen forlader festen af praktiske grunde.
9. Tal med udbyderen. Aftal opsætning, antal borde i forhold til antal gæster og dealernes rolle i at inkludere alle.

Husk, at ingen plan kan tvinge folk til at have det sjovt. Den kan kun fjerne forhindringerne og skabe de rigtige muligheder. Når gæsterne har noget fælles at gøre, en let indgang til samtalen og en følelse af, at alle er velkomne, kommer det meste af resten af sig selv.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan får man generte kolleger til at deltage uden at presse dem?

Giv dem aktiviteter, hvor de kan vælge deres egen grad af deltagelse. Et spillebord, hvor man kan stå bag en kollega og følge med, er et godt eksempel. Placér dem ved siden af en venlig kollega, og undgå aktiviteter, hvor man skal stå frem foran alle. Lad dem selv bestemme, hvornår de vil være med.

Skal man bruge en fast bordplan til firmafesten?

Det er ofte en fordel, men den må ikke føles som tvang. Bordkort med blandede afdelinger eller trukne billetter ved indgangen giver en naturlig blanding uden at pege fingre. Ved stående arrangementer kan du i stedet fordele stationer og spil rundt i lokalet, så gæsterne bevæger sig.

Er casino-underholdning egnet, hvis ingen kender spillene?

Ja, det er netop en af fordelene. Dealeren styrer spillet og forklarer undervejs, så nybegyndere kan være med fra første runde. Roulette og blackjack er især lette at komme i gang med, og tilskuere kan følge med uden at deltage.

Hvornår på aftenen skal aktiviteterne starte?

Det bedste tidspunkt er i overgangen efter middagen, hvor folk ellers har en tendens til at gå tilbage til deres vante grupper. Spillebordene kan godt åbne tidligere som et frivilligt tilbud, men den egentlige hovedaktivitet virker bedst, når middagen er slut, og stemningen er varm.

Hvordan inkluderer man dem, der ikke drikker alkohol?

Servér alkoholfrie drinks af samme kvalitet og fra samme bar som resten, og undgå kommentarer til folks valg. Vælg aktiviteter, der er sjove uden alkohol, og undgå spil, hvor man skal drikke som straf eller belønning. Så er alle på lige fod.