Sådan løser du transporten til den næste firmafest

Annonce – sponsoreret indhold.

Den enkleste måde at løse transport til firmafest på er at beslutte, hvordan alle kommer frem og hjem, før I vælger menu og musik. Det handler både om økonomi og om virksomhedens ansvar, når alkohol er en del af aftenen. Taxa, fælles bus og partybus kan alle fungere, men de passer til forskellige gruppestørrelser, afstande og budgetter. Her får du en køreplan, så du kan vælge og budgettere løsningen uden at ende med kaos ved midnat.

Transport til firmafest: Her går planlægningen oftest galt

Når en firmafest planlægges, starter det næsten altid med de synlige ting: sted, mad, drikkevarer, program og måske en toastmaster. Transport står sjældent på listen. Der er flere grunde til det.

• Den ligner et privat problem. Mange antager, at medarbejderne selv finder ud af at komme frem, som de gør til en almindelig arbejdsdag.
• Den dukker først op sent i forløbet. Spørgsmålet om hjemkørsel melder sig typisk, når stedet er booket, og så er valgmulighederne færre.
• Ingen har ansvaret. Festudvalget tænker på stemningen, ledelsen på budgettet, og HR på regler og trivsel. Transporten falder mellem stolene.
• Konsekvenserne ses først bagefter. Hvis nogen kører bil med alkohol i blodet, eller en kollega står alene og venter på en taxa, der ikke kommer, opdager man for sent, at det var en del af planlægningen.

Transporten påvirker også selve festen. Hvis halvdelen af gæsterne skal nå et bestemt tog, forlader de festen tidligt, og stemningen falder. Hvis alle ved, at hjemvejen er ordnet, bliver aftenen mere afslappet, og flere bliver til sidst. Den fælles kørsel til festen kan samtidig være en del af oplevelsen. I Østjylland kan man for eksempel booke en partybus Aarhus, der samler kollegerne op og kører dem samlet til festen, så aftenen er i gang, før I ankommer.

Virksomheden har desuden en naturlig interesse i, at medarbejderne kommer sikkert hjem efter et arrangement, den selv står bag. Det er ikke kun en juridisk betragtning, men også et spørgsmål om omsorg og omdømme. Er du i tvivl om, hvor langt virksomhedens ansvar rækker, eller om skattemæssige forhold ved at betale for transporten, så spørg Skattestyrelsen eller din revisor. Din arbejdsgiverorganisation kan hjælpe med de ansættelsesretlige spørgsmål.

Det skal du tage højde for, før du vælger løsning

Inden du beder om tilbud, bør du have styr på fem forhold. De afgør, hvilken løsning der giver mening, og hvad den kommer til at koste.

1. Afstand og geografi

Bor medarbejderne i samme by som festen, eller er de spredt over flere kommuner? Ved korte afstande kan taxa eller kollektiv trafik være nok. Ved spredte adresser bliver det hurtigt dyrt og uoverskueligt, hvis alle skal have hver sin kørsel. Overvej fælles afhentningspunkter, for eksempel kontoret, en station eller to-tre centrale steder.

2. Antal gæster

Gruppens størrelse bestemmer køretøjet. Ifølge udbyderne på eventbookingnordic.com fås partybusser fra minibusser til 10-15 personer op til store busser med plads til 40-50 gæster. Husk at medregne partnere, hvis de er inviteret, og at tilmeldingen ofte ændrer sig frem mod dagen. Spørg udbyderen, hvor sent du kan justere antallet.

3. Tidspunkt

Der er to tidspunkter at tænke på: afhentningen og den sidste hjemkørsel. En fest, der slutter sent, kolliderer med dårlig kollektiv trafik, og aftenvagter hos taxaselskaberne er travle i julefrokost-sæsonen. Aftal derfor et fast sluttidspunkt eller flere afgange, så ingen er tvunget til at blive længere, end de har lyst til, eller til at tage afsted, før de vil.

4. Alkohol

Her bør du være tydelig. Den almindeligt kendte grænse i Danmark er 0,5 promille, og kører man over den, risikerer man bøde og i sidste ende at miste kørekortet. Rådet for Sikker Trafik og Færdselsstyrelsen har information om reglerne og om, hvor længe alkohol er i blodet. Husk også morgenen derpå: en medarbejder, der har drukket sent, kan stadig have alkohol i blodet, når hun sætter sig i bilen næste morgen. Planlæg derfor også, hvordan bilerne, der står tilbage ved festen, hentes igen.

5. Medarbejdernes forskellige behov

Ikke alle drikker, og ikke alle har lyst til en festbus. Nogle har brug for adgang for kørestol eller rollator, nogle skal hjem til børn tidligt, og nogle vil helst ikke deles om transport med hele afdelingen. Spørg i invitationen om behov, så du kan tilbyde et alternativ til dem, som ikke passer ind i den fælles løsning.

De tre typiske løsninger: Taxa, bus og partybus

Her er en gennemgang af de tre mest brugte løsninger og deres styrker og svagheder.

Taxa

Taxa er fleksibel og kræver ingen større planlægning, hvis gruppen er lille. Medarbejderne kan tage afsted, når de vil.

• Fordele: Dør til dør, ingen fast køreplan, passer til små grupper og til dem, der vil hjem tidligt.
• Ulemper: Svær at få fat i på travle aftener, og prisen stiger hurtigt, når mange skal hjem samtidig. Det er også svært at overskue regningen på forhånd.
• Tip: Forhåndsbestil kørsel til faste tidspunkter, eller aftal en ordning med et lokalt taxaselskab, i stedet for at lade alle ringe samtidig ved midnat.

Almindelig bus eller turistbus

En almindelig turistbus med chauffør er den klassiske løsning for større grupper. Den kører en fast rute, og alle er samlet.

• Fordele: God kapacitet, overskuelig pris pr. person og ro i transporten.
• Ulemper: Mindre fleksibel og ofte uden fest-udstyr. Bussen ventetid skal ofte betales særskilt, og den passer dårligt til en gruppe, der ønsker forskellige sluttidspunkter.
• Tip: Aftal, om bussen venter hele aftenen eller kører to ture, og hvad ventetiden koster.

Partybus

En partybus er en bus, der er indrettet til fest. Ifølge kundens oplysninger har de fleste LED-lys, lydanlæg og bar eller køleskab, og alle leveres med professionel chauffør. Nogle har dansegulv, fotoboks eller karaoke. Mange virksomheder bruger partybussen som icebreaker inden selve arrangementet, fordi den skaber stemning og sammenhold fra starten.

• Fordele: Transporten bliver en del af oplevelsen, og gruppen kommer samlet frem. Ruten kan tilpasses, og der kan typisk aftales stop undervejs.
• Ulemper: Den koster mere end en almindelig bus, og ikke alle medarbejdere har lyst til en fest, der starter allerede på vejen. Regler om medbragte drikkevarer varierer.
• Tip: Spørg, om egne drikkevarer er tilladt, eller om der er barservice om bord, og hvad der er inkluderet i prisen.

Hvornår er partybussen den bedste løsning for virksomheden?

En partybus er ikke altid det rigtige valg, men den er stærk i bestemte situationer.

• Når festen skal starte i bussen. Ønsker I en anderledes fællesoplevelse, der bryder med det traditionelle festlokale, er partybussen et oplagt valg.
• Når teamet ikke kender hinanden godt. Nye medarbejdere, fusionerede afdelinger eller flere lokationer får en uformel start, hvor snakken kommer i gang.
• Når gruppen er mellemstor og samlet geografisk. Mellem 20 og 30 personer fylder en mellemstor bus godt, og afhentning ét sted fungerer fint.
• Når I ønsker en rute med stop. Skal I forbi en restaurant, en bar eller et andet sted inden hovedarrangementet, kan chaufføren planlægge ruten efter jeres ønsker.
• Når sikkerhed og overblik er vigtigt. Alle er samlet med en professionel chauffør, og ingen skal tage stilling til, om de kan køre.

Er festen derimod i et lokale med få gæster, bor medarbejderne spredt, eller er stemningen mere stille og formel, er taxa eller en almindelig bus ofte bedre. Overvej også en kombination: partybus til festen og forhåndsbestilte taxaer til hjemturen for dem, der vil hjem på forskellige tidspunkter.

Køreplan: Sådan vælger du og budgetterer trin for trin

Brug disse trin, så du får truffet beslutningen i den rigtige rækkefølge.

1. Fastlæg dato, sted og forventet slutning. Transporten afhænger af, hvornår festen er slut, så tag den med fra start.
2. Indsaml tilmeldinger og behov. Spørg i invitationen, hvor folk bor, om de kommer med bil, og om de har særlige behov.
3. Afgør, hvor meget virksomheden betaler. Dækker I al transport, kun hjemturen eller en fælles bus? Det gør tilbuddene lettere at sammenligne.
4. Indhent tilbud fra flere udbydere. Sammenlign pris og indhold, herunder chauffør, lys, lyd, bar og pynt. Se billeder og læs anmeldelser, og spørg specifikt, om udbyderen har erfaring med firmaarrangementer.
5. Afklar praktikken. Hvor kan bussen holde, hvad sker der ved forsinkelser, hvad koster ventetid, og er der regler for alkohol om bord?
6. Book i god tid. Efterspørgslen er høj i maj-juni og september-oktober. Julefrokostsæsonen er også travl, så book tidligt.
7. Kommuniker planen. Send afgangstider, mødesteder og kontaktperson ud i god tid, og mind om det dagen før.
8. Aftal plan for næste morgen. Hvordan henter folk bilen, og må de komme senere på arbejde, hvis aftenen har været lang?

Sådan regner du på prisen

Prisen på en partybus afhænger af varighed, kapacitet og udstyr. Ifølge landingssiden starter et kortere arrangement på 2-3 timer typisk fra 3.000-6.000 kr. for en mellemstor bus til 20-30 personer. En hel aftens leje på 4-6 timer kan koste 6.000-15.000 kr. Mange udbydere tilbyder pakker inklusive chauffør, lys og lydanlæg. Husk, at det er vejledende, og at det endelige tilbud afhænger af dato og udstyr.

Del den samlede pris med antal deltagere for at få en pris pr. person. Eksempelvis giver 6.000 kr. fordelt på 25 personer 240 kr. pr. deltager. Det er et tal, der er nemt at sammenligne med taxa til alle eller en almindelig bus. Husk at lægge ekstra til mad og drikke om bord, ventetid og eventuelle taxaer til dem, der ikke skal med bussen.

Typiske fejl at undgå

• At booke bussen, før antallet af gæster er nogenlunde sikkert.
• At glemme hjemturen, fordi hele fokus er på ankomsten.
• At overse regler for alkohol om bord og betaling af ventetid.
• At ikke have en kontaktperson, som chaufføren kan ringe til på dagen.
• At glemme de kolleger, der ikke drikker, eller som har brug for en anden løsning.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster transport til firmafest pr. person?

Det afhænger af løsningen. Regn den samlede pris ud og del den med antal deltagere. Ved en partybus kan du bruge de vejledende priser fra udbyderne, 3.000-6.000 kr. for 2-3 timer og 6.000-15.000 kr. for 4-6 timer, men indhent altid konkrete tilbud.

Skal virksomheden sørge for hjemtransport efter firmafesten?

Der er ikke en enkelt regel, der gælder i alle situationer, men de fleste virksomheder vælger at tilbyde hjemtransport, når der serveres alkohol. Det er et spørgsmål om omsorg for medarbejderne. Spørg din arbejdsgiverorganisation om det ansættelsesretlige og Skattestyrelsen eller din revisor om de skattemæssige forhold.

Hvornår skal jeg booke en partybus til firmafesten?

Så tidligt som muligt. Efterspørgslen er særligt høj i maj-juni og september-oktober, og julefrokostsæsonen er også populær. Når dato og antal gæster er nogenlunde fastlagt, kan du begynde at indhente tilbud.

Må man drikke alkohol i en partybus?

Det afhænger af udlejeren. Nogle tillader egne drikkevarer, mens andre tilbyder barservice om bord. Spørg før booking, og få det skriftligt, så der ikke opstår misforståelser på dagen.