Sådan fejrer du virksomhedens jubilæum med stil

Annonce – sponsoreret indhold.

Når du skal fejre virksomhedens jubilæum, er det største spørgsmål sjældent, om I skal holde fest, men hvordan det kan lade sig gøre uden at binde en halv afdeling i ugevis. Svaret er en klar ramme, få beslutninger taget tidligt og så få leverandører som muligt. Guiden her følger den rækkefølge, du skal handle i: formål, gæster, tidspunkt, mad og bar, underholdning, logistik og oprydning. Den gælder både for en lukket fest for medarbejdere og familie og for et åbent hus med kunder og samarbejdspartnere.

Derfor er det værd at fejre virksomhedens jubilæum

Et jubilæum er en af de få lejligheder, hvor hele virksomheden kigger bagud og fremad på samme tid. Nye medarbejdere hører historierne om de første år, og de erfarne ser, at deres bidrag bliver set. Det er ikke en pligtøvelse, men en måde at gøre fællesskabet konkret på. Mange arbejdspladser har travlt med hverdagen og får sjældent samlet alle i en afslappet ramme, hvor snakken ikke handler om deadlines.

Jubilæet har også en ekstern værdi. Kunder, leverandører og lokale samarbejdspartnere får et indblik i, hvem I er, og det er en naturlig anledning til at sige tak. Ved et åbent hus kan I desuden vise værkstedet, kontoret eller lageret frem og give omverdenen et billede af virksomheden, som ingen hjemmeside kan erstatte.

Når medarbejdernes familier er med, bliver arrangementet samtidig en gestus til privatlivet bag arbejdslivet. Partnere og børn får lov at se arbejdspladsen, og det gør det lettere at forstå, hvorfor der indimellem er sene aftener. Den dobbelte rolle som forretningsbegivenhed og familiefest er netop det, der gør planlægningen mere kompleks end en almindelig personalefest. Derfor er det klogt at tænke bar, drikkevarer og aktiviteter ind som én samlet løsning fra start. En færdig festpakke med levering, opsætning og rengøring betyder, at I ikke selv skal koordinere kølere, glas, maskiner og hoppeborg fra fire forskellige steder.

Formål, gæsteliste og tidspunkt: det I skal have på plads først

Definér formålet i én sætning

Skriv ned, hvad jubilæet skal opnå, før I booker noget. Er det en tak til medarbejderne? En markering over for kunderne? Eller begge dele? Hvis målgruppen er blandet, kan I overveje to dele: en eftermiddag med åbent hus og en aften kun for medarbejdere og deres nærmeste. Så undgår I et arrangement, der prøver at være alt for alle.

Gæsteliste og tilmelding

Start gæstelisten med de faste grupper og tilføj derefter de ekstra:

• Medarbejdere, inklusive dem på orlov, sygemeldte og tidligere kolleger, som stadig betyder noget for kulturen.
• Partnere og børn, hvis det er et familiearrangement. Spørg om antal og børnenes alder, så aktiviteterne passer.
• Kunder og leverandører, og her er det en god idé at sende invitationen tidligt, fordi deres kalendere fyldes hurtigt.
• Naboer og lokale kontakter, hvis I holder åbent hus og larmer eller optager parkeringspladser.

Brug en tilmelding med frist, så I kan bestille mad og drikke ud fra faktiske tal. Lad den samtidig spørge til allergier, kørselsbehov og antal børn. Det er den billigste måde at undgå både spild og mangel.

Vælg tidspunkt med omtanke

Lørdag eftermiddag fungerer ofte godt til familiearrangementer, mens en fredag eftermiddag kan være lettere, hvis medarbejderne alligevel er på arbejde. Undgå uger med skolernes ferier, store sportsbegivenheder og travle perioder i jeres branche. Hvis I vil have kunder med, så tjek jeres egne højsæsoner, og vælg et tidspunkt, hvor ingen skal vælge mellem festen og en deadline. Sæt desuden en tydelig sluttid på invitationen. Det gør det nemmere for børnefamilier at komme og for dem, der skal køre hjem, at planlægge.

Mad og bar: sådan holder du det enkelt og professionelt

Mad og drikke sætter stemningen, og det er her, de fleste arrangører bruger flest timer. Hold fast i princippet om få, gode ting frem for mange middelmådige. Til et jubilæum med blandede gæster virker en buffet, en grillløsning eller en mobil madvogn ofte bedre end en siddende middag, fordi folk kan bevæge sig rundt og tale med hinanden. Hvis du overvejer at outsource maden, kan du læse mere om, hvad det koster at outsource maden til et arrangement, så du kan sammenligne løsningerne.

Barens opgave

En god bar til firmajubilæum skal kunne servere mange gæster hurtigt uden, at en medarbejder står bag den hele aftenen. Tænk over:

• Fadøl og kølede drikke i en løsning, der er nem at betjene. Fadølsanlæg og drikkevarekølere kan lejes, og hos MidtVest Festudlejning starter fadøl og drinks fra 349 kr., mens drikkevarekølere starter fra 100 kr.
• En signaturdrink eller frozen cocktail, som giver festen et særpræg uden et stort drikkekort.
• Gode alkoholfri alternativer, fx sodavand, saftevand eller en alkoholfri cocktail, så både chauffører, børn og gravide har noget at skåle i.
• Tydelig ansvarlighed: Udpeg en person, der holder øje med, at alkohol ikke havner hos børn, og at ingen kører bil efter at have drukket.

Mad og allergener

Spørg om allergier i tilmeldingen, og sørg for, at maden er tydeligt mærket. Hvis en cateringleverandør står for maden, så bed om at få allergeninformation skriftligt. Fødevarestyrelsen har generelle retningslinjer for håndtering af fødevarer, og dem bør du kende, hvis I selv står for dele af maden, fx grillen.

Samlet løsning eller mange leverandører?

Når I planlægger et jubilæum ved siden af det daglige arbejde, er koordinering den skjulte omkostning. Hver leverandør betyder en kontaktperson, en leveringstid, en opsætning og en afhentning. En samlet pakke gør det muligt at samle opgaverne i én aftale med én kontakt.

Hos MidtVest Festudlejning starter de færdige pakker fra 799 kr. pr. dag og indeholder levering og opsætning, gratis slutrengøring, døgnservice under lejen og fuld returret. Det er netop de ting, der ellers falder tilbage på en medarbejder, som egentlig skulle have været med til festen. Tjek altid, hvad den konkrete pakke indeholder, og spørg om den kan tilpasses til et jubilæum. Nogle pakker er skabt til julefrokoster eller børnefødselsdage, men elementerne kan ofte kombineres med andre produkter som snacks, lyd, borde og stole.

Sammenlign tilbud på det, der faktisk er med, ikke kun på startprisen. Spørg blandt andet:

• Hvad er inkluderet i leje, forbrugsvarer og rengøring?
• Hvilket tidsvindue gælder for levering og afhentning?
• Hvad kræver udstyret af strøm, plads og underlag?
• Hvad sker der, hvis planerne ændrer sig, eller vejret driller?

Underholdning, der også fungerer for medarbejdernes børn

Hvis børnene keder sig, forlader forældrene festen tidligt. Derfor er børneaktiviteter ikke et ekstra, men en del af at få medarbejdere og familier til at blive. Sigt efter aktiviteter, der kører næsten af sig selv og ikke kræver, at en voksen står og leder dem hele tiden.

• Hoppeborg: Børnene underholder sig selv, og forældrene kan stå i nærheden og tale sammen. Sørg for voksentilsyn, følg udlejers anvisninger om underlag, vind og antal børn, og vælg en placering, hvor lyden ikke generer et åbent hus.
• Festmaskiner som slush ice og softice: Maskinerne er populære hos både store og små og kan også bruges til voksne, fx med en alkoholfri variant. Spørg om forbrugsvarer, og hvor meget der følger med.
• Musik og lyd: Højttalere gør det nemt at skifte mellem rolig baggrundsmusik og festmusik senere. Er arrangementet åbent for offentligheden, så tjek reglerne hos Koda om musik ved arrangementer.

MidtVest Festudlejning har en børnepakke med hoppeborg og to festmaskiner med forbrugsvarer til 30 børn, hvor levering, opsætning og rengøring er inkluderet, fra 2.995 kr. pr. dag. Den kan være et godt udgangspunkt, hvis I forventer en større gruppe børn. Tæl børnene fra tilmeldingen og regn med, at nogle kommer uden at have meldt sig til.

Logistik, opsætning og oprydning

Det er i logistikken, jubilæet enten lykkes eller bliver stressende. Tænk festdagen igennem fra morgenen: Hvornår kommer leverancerne, hvem tager imod dem, hvor skal tingene stå, og hvem rydder op? Et par fælles hverdagsfejl er vigtige at kende:

• Strøm og plads undervurderes. Kølere, maskiner og lyd kræver stikkontakter, og hoppeborge kræver en jævn, fri flade. Tjek forholdene dagen før.
• Vejret glemmes. Udendørs arrangementer har brug for en plan B, fx telt eller en indendørs del.
• Skiltning mangler. Ved et åbent hus skal gæsterne kunne finde ind, parkere og se, hvor toiletterne er.
• Affald planlægges ikke. Sørg for nok affaldsspande, og sorter dem, hvis I kan. Det sparer tid bagefter.

Udpeg en tovholder

Én person skal have overblikket og mandat til at beslutte. Det behøver ikke være HR eller marketing, men det skal være én, der kan træffe en beslutning uden at gå via tre mails. Overvejer I at hente hjælp udefra til selve planlægningen, kan valget mellem intern og ekstern projektleder give et godt udgangspunkt for at vurdere, hvad der bør løses internt.

Oprydning uden at ofre mandagen

Oprydning er det, der ofte bliver glemt i budgettet. Bestil leverandører, der henter udstyret, og vælg gerne løsninger med inkluderet slutrengøring, så medarbejdere ikke skal vaske maskiner eller skrubbe tapanlæg dagen efter. Aftal tidspunktet for afhentning på forhånd, så udstyret ikke står i vejen mandag morgen.

En enkel tidsplan baglæns fra festdagen

Brug denne rækkefølge som tjekliste, og tilpas tidshorisonten til jeres størrelse:

1. Længe før: Fastlæg formål, budget og dato. Udpeg tovholder.
2. Flere uger før: Send invitationer med tilmeldingsfrist og spørgsmål om allergier og børn. Book lokale, mad og festpakke.
3. Ugen før: Bekræft antal gæster, leveringstidspunkt og tidsvindue. Tjek strøm, plads og vejrplan.
4. Dagen før: Ryd området, hæng skilte op og fordel opgaver mellem få hjælpere.
5. Festdagen: Tag imod leverancer, gennemgå udstyret med leverandøren og hold taler og program kort.
6. Dagen efter: Afstem afhentning, sig tak til gæster og medarbejdere, og saml billeder og erfaringer til næste gang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor tidligt skal vi begynde at planlægge et firmajubilæum?

Jo større arrangementet er, jo tidligere skal I starte. Datoen og lokalet bør være på plads, før invitationerne sendes, og leverandører med begrænset udstyr bør bookes i god tid, især i højsæsoner som sommer og december.

Kan en festpakke bruges til et jubilæum, selvom den hedder julefrokostpakke eller børnepakke?

Ofte ja, fordi indholdet typisk er fadøl, frozen cocktails, hoppeborg eller festmaskiner. Spørg udlejeren, om pakken kan sammensættes eller udvides, så den passer til et blandet publikum af voksne og børn.

Hvordan holder vi udgifterne nede uden at gå på kompromis med oplevelsen?

Prioritér få elementer af høj kvalitet, som bar og én hovedaktivitet, og lej udstyr i stedet for at købe. Sammenlign tilbud ud fra det, der er inkluderet, fx levering, opsætning og rengøring, ikke kun ud fra dagsprisen.

Skal vi invitere børn med til et firmajubilæum?

Det afhænger af formålet. Er festen en tak til medarbejdere og deres nærmeste, er børn en stor del af oplevelsen. Er det primært et kundearrangement, kan I holde børnene til en eftermiddag med åbent hus og gøre aftenen voksenorienteret.